Zaklada Marin Čilić poštuje privatnost i štiti osobne podatke osoba s kojima surađuje. Ova Obavijest objašnjava koje osobne podatke prikupljamo, zašto ih obrađujemo, koliko ih čuvamo, kome ih možemo dostaviti te koja prava imate u vezi s njihovom obradom. Primjenjuje se na internetske stranice i digitalne obrasce kojima upravlja Zaklada, natječaje za stipendije i donacije, događanja, donacije, volonterske aktivnosti, komunikaciju i druge programe Zaklade.
Osobne podatke obrađujemo u skladu s Uredbom (EU) 2016/679 (Opća uredba o zaštiti podataka ili GDPR), Zakonom o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka i drugim primjenjivim propisima Republike Hrvatske.
1.Voditelj obrade i kontakt
Voditelj obrade osobnih podataka je:
Zaklada Marin Čilić
Savska cesta 41, 10 000 Zagreb, Hrvatska
OIB: 17043724501
E-pošta: info@marincilicfoundation.com
Za sva pitanja o obradi osobnih podataka ili ostvarivanju prava možete nam se obratiti na navedenu adresu elektroničke pošte.
2.Načela obrade
Zaklada osobne podatke obrađuje zakonito, pošteno i transparentno. Prikupljamo samo podatke koji su potrebni za određenu svrhu, nastojimo ih održavati točnima, štitimo ih odgovarajućim tehničkim i organizacijskim mjerama te ih ne čuvamo dulje nego što je potrebno ili propisano zakonom.
3.Osobe na koje se Obavijest odnosi
Ova se Obavijest može odnositi na:
4.Podaci koje možemo prikupljati
Ovisno o vašem odnosu sa Zakladom, možemo obrađivati sljedeće kategorije podataka:
Zaklada ne traži da joj dostavite podatke koji nisu potrebni za konkretnu svrhu. Ako nam samoinicijativno pošaljete dodatne podatke, obradit ćemo ih samo ako za to postoji opravdana potreba i odgovarajući pravni temelj, a u protivnom ćemo ih izbrisati ili zanemariti.
5.Izvori podataka
Osobne podatke najčešće dobivamo izravno od vas putem obrazaca, prijava, dokumentacije, ugovora, elektroničke pošte, telefonskih razgovora ili osobne komunikacije. Podatke možemo dobiti i od roditelja ili zakonskog zastupnika, profesora, mentora, škole, akademije, sportskog kluba, organizatora natjecanja, partnera, pružatelja usluga plaćanja ili iz javno dostupnih izvora kada je to potrebno za provjeru prijave ili provedbu programa.
Ako kandidat Zakladi dostavlja osobne podatke članova kućanstva, preporučitelja ili drugih osoba, dužan ih je upoznati s ovom Obavijesti i dostaviti samo podatke koji su nužni i točni. Te se osobe mogu u svakom trenutku obratiti Zakladi radi dodatnih informacija ili ostvarivanja svojih prava.
6.Svrhe i pravni temelji obrade
6.1 Internetska stranica i sigurnost
Tehničke podatke i zapise poslužitelja obrađujemo radi omogućavanja rada stranice, zaštite sustava, otkrivanja zlouporabe, rješavanja tehničkih poteškoća i održavanja sigurnosti. Pravni temelj je naš legitimni interes za siguran i pouzdan rad internetskih usluga. Nužni kolačići koriste se bez privole kada su potrebni za funkcioniranje stranice.
6.2 Upiti i komunikacija
Podatke iz upita obrađujemo kako bismo odgovorili na poruku, riješili zahtjev, dogovorili suradnju ili poduzeli radnje na zahtjev osobe prije sklapanja ugovora. Pravni temelj može biti provedba radnji prije sklapanja ugovora, naš legitimni interes za urednu komunikaciju ili privola kada je ona primjerena konkretnoj svrsi.
6.3 Natječaji za stipendije i druge potpore
Podatke iz prijave obrađujemo radi:
Pravni temelji su poduzimanje radnji na zahtjev kandidata prije sklapanja ugovora, izvršavanje ugovora sa stipendistom, ispunjavanje zakonskih obveza Zaklade te legitimni interes Zaklade da transparentno, dosljedno i odgovorno dodjeljuje sredstva.
Podaci o zdravlju ili invaliditetu obrađuju se samo ako ih kandidat dobrovoljno navede i da izričitu privolu, osim kada drugi pravni temelj iznimno dopušta ili zahtijeva takvu obradu. Povlačenje privole ne utječe na zakonitost obrade provedene prije povlačenja. Ako se privola povuče prije završetka postupka, Zaklada te podatke više neće uzimati u obzir, osim ako ih mora sačuvati radi pravnih zahtjeva.
Prijave procjenjuju ovlaštene osobe i članovi komisije. Zaklada ne donosi odluke koje proizvode pravne ili slično značajne učinke isključivo automatiziranom obradom. Bodovne tablice, obrasci i drugi alati mogu pomoći komisiji, ali konačnu odluku donose ljudi.
6.4 Maloljetni kandidati i korisnici programa
Kada program ili natječaj uključuje maloljetnike, Zaklada obrađuje njihove podatke uz sudjelovanje roditelja ili zakonskog zastupnika u mjeri u kojoj to zahtijevaju priroda programa i primjenjivi propisi. Roditelj ili zakonski zastupnik treba paziti da Zakladi dostavi samo podatke potrebne za prijavu i provedbu programa.
6.5 Objavljivanje rezultata natječaja
Ako je natječajem predviđena javna objava rezultata, Zaklada može objaviti ograničen skup podataka potreban za transparentnost postupka, primjerice ime i prezime kandidata, kategoriju, ustanovu ili klub te podatak o dodijeljenoj stipendiji ili plasmanu. Ne objavljujemo kontaktne podatke, financijsku dokumentaciju, podatke o prihodima, zdravstvene podatke ni detaljne obiteljske okolnosti. Pravna osnova je legitimni interes Zaklade za transparentno izvještavanje o dodjeli sredstava, uz poštovanje prava i interesa kandidata. Kada je za širu promotivnu objavu potrebna privola, ona se traži zasebno.
6.6 Donacije, plaćanja i financijsko poslovanje
Podatke donatora i podatke o transakcijama obrađujemo radi provedbe donacije ili plaćanja, izdavanja potvrda, vođenja računovodstvenih evidencija, sprječavanja zlouporabe i ispunjavanja poreznih, računovodstvenih i drugih zakonskih obveza. Pravni temelji su izvršavanje ugovora ili poduzimanje radnji na zahtjev osobe, ispunjavanje pravnih obveza i legitimni interes za sigurnost financijskih transakcija.
Ako se plaćanje provodi preko vanjskog pružatelja platnih usluga, podatke potrebne za autorizaciju i izvršenje plaćanja obrađuje taj pružatelj prema svojim pravilima privatnosti i sigurnosnim standardima. Zaklada ne prima ni ne pohranjuje potpune podatke o platnoj kartici, osim ako je u konkretnom načinu plaćanja izričito navedeno drukčije.
6.7 Događanja, programi i volonteri
Podatke sudionika, gostiju i volontera obrađujemo radi prijave i organizacije događanja, akreditacija, rasporeda, sigurnosti, komunikacije, izvršenja ugovora, osiguranja i ispunjavanja zakonskih obveza. Pravni temelj ovisi o aktivnosti i može biti izvršenje ugovora, legitimni interes za organizaciju i sigurnost, pravna obveza, zaštita životno važnih interesa ili privola.
6.8 Fotografije i audiovizualne snimke
Događanja Zaklade mogu se fotografirati i audiovizualno snimati radi dokumentiranja rada Zaklade, izvještavanja javnosti, zahvaljivanja partnerima i predstavljanja rezultata programa. Na mjestu događanja, u pozivu ili prijavnom obrascu nastojimo jasno obavijestiti sudionike o snimanju.
Snimke općeg prikaza javnog ili većeg događanja možemo obrađivati na temelju legitimnog interesa Zaklade za dokumentiranje i informiranje o svom radu. Za portrete, intervjue, individualne promotivne sadržaje i sadržaje u kojima je osoba glavni motiv, osobito kada je riječ o djetetu, tražimo zasebnu privolu ili drugi odgovarajući pravni temelj. Osoba može uložiti prigovor na uporabu snimke iz razloga povezanih s njezinom posebnom situacijom.
6.9 Newsletter i promotivne obavijesti
Ako se prijavite za newsletter ili druge promotivne obavijesti, obrađujemo vašu adresu elektroničke pošte i eventualno ime na temelju privole. Privolu možete povući u svakom trenutku putem poveznice za odjavu u poruci ili slanjem zahtjeva Zakladi. Povlačenje ne utječe na zakonitost obrade provedene prije povlačenja.
6.10 Partneri, donatori, dobavljači i poslovni kontakti
Kontaktne i poslovne podatke obrađujemo radi pregovora, sklapanja i provedbe ugovora, upravljanja suradnjom, organizacije projekata, izvještavanja i ispunjavanja zakonskih obveza. Pravni temelji su izvršenje ugovora, radnje prije sklapanja ugovora, pravna obveza i legitimni interes Zaklade za upravljanje odnosima s partnerima i dobavljačima.
6.11 Kandidati za posao i suradnju
Podatke iz životopisa i prijave obrađujemo radi provođenja postupka odabira i komunikacije s kandidatom. Pravni temelj su radnje na zahtjev kandidata prije sklapanja ugovora i legitimni interes za odabir suradnika. Za čuvanje prijave radi mogućih budućih prilika tražimo zasebnu privolu.
7.Obvezni i dobrovoljni podaci
Kada je određeni podatak nužan za prijavu, sklapanje ugovora, plaćanje ili ispunjavanje zakonske obveze, posljedica nedostavljanja može biti nemogućnost obrade prijave, sudjelovanja u programu, izvršenja isplate ili pružanja tražene usluge. Podaci označeni kao neobvezni daju se dobrovoljno i njihovo nedostavljanje samo po sebi ne smije nepovoljno utjecati na osobu, osim ako su objektivno potrebni za procjenu okolnosti na koje se osoba poziva.
8.Primatelji osobnih podataka
Pristup osobnim podacima imaju samo osobe kojima su podaci potrebni za njihov posao ili ulogu u konkretnom postupku. Podatke možemo dostaviti:
Pružatelji usluga koji obrađuju podatke u ime Zaklade smiju ih koristiti samo prema našim uputama, za ugovorenu svrhu i uz odgovarajuće mjere zaštite. Ne prodajemo osobne podatke.
10.Rokovi čuvanja
Osobne podatke čuvamo samo koliko je potrebno za svrhu zbog koje su prikupljeni, uzimajući u obzir zakonske rokove, mogućnost prigovora ili spora i potrebu dokazivanja urednog postupanja. Uobičajeni rokovi ili kriteriji su:
| Vrsta podataka | Rok ili kriterij čuvanja |
|---|---|
| Upiti i komunikacija | Do završetka komunikacije i najdulje 12 mjeseci nakon posljednjeg kontakta, osim ako je dulje čuvanje potrebno radi ugovora, pravne obveze ili pravnog zahtjeva. |
| Neodabrane prijave za stipendiju ili potporu | U pravilu 12 mjeseci od konačne objave ili dostave rezultata, osim ako je u tijeku prigovor, spor ili postoji druga opravdana potreba. |
| Odabrani stipendisti i korisnici potpore | Za vrijeme ugovornog odnosa i nakon njegova završetka onoliko dugo koliko zahtijevaju računovodstveni, porezni, revizijski i drugi propisi te rokovi za pravne zahtjeve. |
| Podaci o zdravlju i invaliditetu | Samo dok su potrebni za procjenu ili provedbu programa, u pravilu ne dulje od rokova za čuvanje prijave, osim ako je dulje čuvanje nužno radi pravnog zahtjeva ili propisano zakonom. |
| Donacije, isplate i računovodstvena dokumentacija | Tijekom zakonom propisanih računovodstvenih, poreznih i revizijskih rokova. |
| Newsletter | Do povlačenja privole ili prestanka slanja newslettera, uz čuvanje minimalnog zapisa o odjavi radi dokazivanja poštovanja zahtjeva. |
| Fotografije i snimke | Dok su potrebne za dokumentiranje rada, izvještavanje i arhivu Zaklade, uz mogućnost prigovora ili povlačenja privole kada se obrada temelji na privoli. |
| Tehnički zapisi i kolačići | Prema sigurnosnoj potrebi i rokovima navedenima u postavkama kolačića ili pravilima pojedinog alata. |
| Kandidati za posao ili suradnju | Do završetka postupka odabira, a za buduće prilike samo uz zasebnu privolu i tijekom razdoblja navedenog prilikom njezina davanja. |
11.Kolačići i analitika
Internetska stranica može koristiti kolačiće i slične tehnologije. Nužni kolačići omogućuju osnovne funkcije, sigurnost i prikaz stranice te se koriste bez privole kada su tehnički potrebni. Analitički, funkcionalni i marketinški kolačići aktiviraju se samo nakon što korisnik da privolu putem alata za upravljanje kolačićima, osim ako su prema primjenjivim pravilima izuzeti od obveze privole.
Ako koristimo Google Analytics ili sličan analitički alat, podaci o korištenju stranice obrađuju se radi mjerenja posjećenosti i poboljšanja sadržaja. Korisnik može prihvatiti ili odbiti pojedine kategorije kolačića i kasnije promijeniti odabir putem poveznice Postavke kolačića. Odbijanje neobveznih kolačića ne smije spriječiti osnovno korištenje stranice.
Točan popis aktivnih kolačića, njihovih pružatelja, svrha i rokova trajanja treba biti dostupan u alatu za upravljanje kolačićima na internetskoj stranici.
12.Društvene mreže i vanjske poveznice
Zaklada koristi profile na društvenim mrežama i može na svojoj stranici objavljivati poveznice na vanjske stranice. Operatori tih platformi mogu samostalno obrađivati podatke korisnika prema vlastitim pravilima privatnosti. Zaklada ne upravlja načinom na koji treće strane obrađuju podatke izvan naših profila i stranica. Prije korištenja vanjske usluge preporučujemo da pročitate njezina pravila privatnosti i postavke kolačića.
13.Sigurnost osobnih podataka
Zaklada primjenjuje razumne tehničke i organizacijske mjere primjerene prirodi podataka i rizicima obrade. One uključuju ograničavanje pristupa, upravljanje korisničkim ovlastima, zaštitu uređaja i računa, sigurnosne kopije, ugovorne obveze povjerljivosti i pažljiv odabir pružatelja usluga. Pristup prijavama za stipendije i osjetljivoj dokumentaciji imaju samo osobe kojima su podaci potrebni za provedbu postupka.
Nijedan način elektroničkog prijenosa ili pohrane nije potpuno bez rizika. Ako nastane povreda osobnih podataka koja može ugroziti prava i slobode osoba, Zaklada će postupiti u skladu sa zakonskim obvezama, uključujući obavještavanje nadležnog tijela i pogođenih osoba kada je to potrebno.
14.Vaša prava
Ovisno o pravnom temelju i okolnostima obrade, možete zatražiti:
Prava nisu apsolutna i mogu biti ograničena kada Zaklada mora poštovati zakonsku obvezu, čuvati podatke radi pravnih zahtjeva ili kada GDPR predviđa drugo ograničenje. Na zahtjev ćemo odgovoriti bez nepotrebnog odgađanja, u pravilu u roku od mjesec dana. Ako je zahtjev složen ili je zaprimljen veći broj zahtjeva, rok se može produljiti u skladu s GDPR-om, o čemu ćemo vas obavijestiti.
Zahtjev možete poslati na info@marincilicfoundation.com. Radi zaštite podataka možemo zatražiti razumnu potvrdu identiteta. Nećemo tražiti više podataka nego što je potrebno za provjeru osobe koja podnosi zahtjev.
15.Pravo na pritužbu
Ako smatrate da se vaši osobni podaci obrađuju protivno propisima, možete se najprije obratiti Zakladi kako bismo pokušali riješiti problem. Imate i pravo podnijeti pritužbu nadležnom nadzornom tijelu:
Agencija za zaštitu osobnih podataka
Selska cesta 136, 10 000 Zagreb
E-pošta: azop@azop.hr
Internetska stranica: www.azop.hr
16.Promjene ove Obavijesti
Zaklada može povremeno izmijeniti ovu Obavijest radi usklađivanja sa zakonskim promjenama, novim programima, alatima ili načinima obrade. Važeća verzija uvijek će biti objavljena na internetskoj stranici s naznačenim datumom posljednje izmjene. Ako promjena bitno utječe na prava ili način obrade, o njoj ćemo obavijestiti pogođene osobe primjerenim putem.
17.Sažetak za prijavne obrasce
Kada obrazac upućuje na ovu Obavijest, kandidat može potvrditi sljedeće:
☐ Potvrđujem da sam pročitao/la Obavijest o privatnosti Zaklade Marin Čilić i da sam upoznat/a s načinom na koji Zaklada obrađuje osobne podatke u svrhu provedbe natječaja, vrednovanja prijave, komunikacije s kandidatima te, u slučaju odabira, sklapanja i provedbe ugovora o stipendiranju.
Ako obrazac omogućuje dobrovoljno navođenje podataka o zdravlju ili invaliditetu, privola se traži odvojeno:
☐ Ako sam dobrovoljno naveo/la podatke koji se odnose na zdravlje ili invaliditet, dajem izričitu privolu Zakladi Marin Čilić da te podatke obradi isključivo radi procjene mojih socioekonomskih, obiteljskih ili razvojnih okolnosti u postupku dodjele stipendije. Upoznat/a sam da privolu mogu povući u svakom trenutku slanjem zahtjeva na info@marincilicfoundation.com.